15 имейл инструмента и предложения, които ще ви помогнат да подобрите производителността си.
На всички ни се иска да имаме повече време, за да отметнем задачите си за деня, но истината е, че времето на работа никога не е достатъчно, особено когато пощенската кутия е винаги пълна.
Управлението на имейли е една от най-времеемките задачи. В същото време е напрегнато, а понякога и доста скучно. Въпреки това, макар и с тези недостатъци, полезността на имейла като работно средство за комуникация не може да се подценява. Това, което ви остава да направите, е да се научите да управлявате имейлите си, така че да останете продуктивни през целия ден.
Има няколко полезни инструмента и съвета, които могат да ви помогнат да направите управлението на вашата електронна поща по-лесно. Тези инструменти и трикове, попадат в три основни категории, и те включват:
А. Ограничаване
Един от най-лесните начини да управлявате имейлите си е да контролирате писането на нови имейли. Можете да направите следните неща:
1. Ограничете отговарянето на имейли до определен брой пъти на ден
За да избегнете прекарването на целия си ден в четене на безброй имейли, можете да използвате добавки за вашия уеб браузър, като Leech Block за Firefox, или Stay Focused за Chrome, с цел да ограничите достъпа до вашата пощенска кутия до няколко пъти на ден. Когато настроите графика си, и се придържате към него, ще откриете, че свършвате много повече работа в рамките на няколко часа. Също така е добре да деактивирате нотификациите до всички ваши мобилни устройства, за да не ви разсейват.
2. Работете със срокове
Освен създаването на график за четене на имейли, също трябва да ограничите времето за преглеждане на имейли.
Добавката за Chrome Time Warp ще ви помогне да се придържате към вашите времеви ограничения. Time Warp е супер, защото, когато свърши определеният срок за деня, тази добавка няма да ви позволи достъп до вашата пощенска кутия, но винаги ще ви пренасочи към вашите документи в Google Docs. Разумен срок за преглеждане на имейли е между 1 и 2 часа.
3. Отпишете се от ненужни имейли
В днешно време, всеки иска да се абонирате за техния електронен бюлетин или друг подобрен абонамент за получаване на имейли. Ако забележите, че никога не четете тези абонаменти, трябва да се отпишете, защото те само задръстват вашата пощенска кутия.
Когато спрете да получавате прекалено много имейли, за които сте се абонирали, ще видите всички важни имейли много по-лесно. Използвайте Unroll.me, за да разчистите имейл абонаментите си.
4. Изпращайте кратки отговори
Не губете време в изпращане на дълги имейл отговори. Отделете малко време и помислете за две-три изречения, които да обобщят всички важни точки, които искате да предадете. Това ще спести много време на вас и на получателя.
5. Отделете време за отговаряне
Не бързайте с отговорянето на имейли. Ако отделите достатъчно време, за да отвърнете на имейл, ще имате възможност да прецените добре отговорите си. Също така ще разгледате всички въпроси, повдигнати от подателя.
Ако отговорите веднага, има вероятност да се създаде една дълга верига от получени и изпратени имейли, а това само ще изгуби времето ви допълнително.
6. Избягвайте да изпращате ненужни имейли
Не започвайте имейл разговори, като дискусии за планиране на срещи, тъй като в повечето случаи те са с отворен край, а това само ще доведе до дълги имейли.
Разходете се до бюрото на колегата си и се уговорете за подходящо време за среща или използвайте приложение за съобщения, и когато и двамата сте съгласни, можете да изпратите един имейл, за да потвърдите детайлите по организацията на срещата.
7. Разчиствайте пощенската си кутия всеки ден
Ако работите със сроковете, можете да разчиствате имейлите в пощенската си кутия в края на деня и в края на всяка седмица.
Всичко, което трябва да направите, е да приоритизирате. Отговорете на всички имейли, които смятате за спешни, и архивирайте, или изтрийте останалите. Ако започнете деня си, изоставайки с вчерашни задачи, ще се претоварите още преди седмицата да е приключила.
Б. Автоматизиране
Друг аспект на управление на електронната поща включва изграждане на процеси, които да ви позволят да действате по задачи, свързани с пощенската ви кутия много по-бързо. За да направите това, трябва да автоматизирате имейл процесите си.
8. „Рециклирайте“ отговорите си
Ако установите, че някои от имейлите ви до голяма степен са сходни, отговаряйте им с помощта на отговори, които вече сте изпратили на други подобни имейли.
По този начин можете да си спестите няколко минути на имейл.
9. Използвайте опцията за автоматичен отговор
Създайте автоматични отговори, които можете да изпращате на различни видове имейли. Един добър автоматичен отговор трябва да включва информация, кога ще сте на разположение, и кога получателят може да очаква отговор от вас. Това ще облекчи всяко излишно напрежение.
10. Сортирайте имейлите си в групи
Всички имейли, които получавате, ще попаднат в тези групи:
- имейли, които НЕ изискват отговор
- имейли, които изискват отговор
- имейли, които изискват отговор и някакво действие
Можете да разпределите тези три категории в различни папки, за да приоритизирате по-добре последните 2 категории. Също така, задайте филтри, които да сортират имейлите по съдържание, тама, и подател.
11. Проследявайте имейли, които са били отваряни
Ако изпращате директни имейли и искате да знаете дали потенциалните ви клиенти ги четат, можете да използвате софтуер, като bananatag, който да ви помогне да решите кои перспективни клиенти да преследвате по-агресивно, и от кои да се отдръпнете.
12. Автоматизирайте последващите действия
Има инструменти, като например followup.cc, които ще автоматизират всички ваши последващи задачи. Ако не автоматизирате, има възможност да забравите за важни проекти.
13. Свържете имейла си с други системи
Инструмент като Zapier може да ви помогне да проследявате по-добре имейли, свързани с проекти, като интегрирате вашия имейл с друг софтуер, който използвате за работата си, като например приложения за проектен мениджмънт, Evernote и други. По този начин, по-малко важните имейли няма да ви разсейват.
C. Елиминиране
Друг начин за управление на вашата пощенска кутия, е като изобщо елиминирате имейлите. Можете да го направите по следните начини:
14. Аутсорсвайте
Можете да наемете виртуален асистент, който да се погрижи за вашите имейли, така че да ви остане повече време да се съсредоточите върху други важни задачи.
15. Използвайте други комуникационни средства
Можете да заместите имейлите с приложения като WhatsApp или Slack, тъй като са много по-гъвкави и позволяват по-бърза възможност за реакция.
Като заключение можем да кажем, че имейлите са важни, но ако заемат цялото ви време, можете да направите много, за да промените начина си на работа.
Много хора изцяло са спряли използването на имейли. Понякога други форми на комуникация могат да бъдат по-ефективни и трябва да се възползвате от тях.
